弊社が2016年12月に Google Workspace を導入してから、業務効率化が大きく進みました。導入前は毎朝出勤してタイムレコーダーで打刻し、全員出社して朝礼を行っていました。営業職の私は外回りの後、帰社してからメールチェックやFAX返信、事務員からのメモ確認、見積もり作成、納期回答など、多くの業務に追われていました。事務員も電話対応の多さに効率化の必要性を感じていました。Google Workspace 導入の決めては、1日に数十件もの無関係な迷惑メールの仕分け作業時間の浪費を減らしたいことからでした。
Google Workspace 導入後の弊社改革史
- 2016年 12月: Google Workspace 導入 Gmail 活用開始
- 2018年 8月 : チャットの全社稼働
- 2019年 9月 : 資料を Google ドライブで管理
- 2020年 2月 : 社内申請を Google フォームで効率化
- 2020年 3月 : FAX受信を Google ドライブ、チャットで管理（コロナ禍 第1回緊急事態宣言）
- 2020年 9月 : タイムレコーダーを Google フォームで運用開始
- 2021年 8月 : （旧社屋解体開始）
- 2021年 8月 : 直行直帰推奨
- 2021年 8月 : 朝礼を Meet でオンライン実施
- 2022年 6月 : （新社屋完成）
弊社では、Google Workspace の全機能を一気に導入するのではなく、徐々に社内に浸透させていきました。一斉に全機能を使用するよう強制しても混乱を招くだけであり、効果的な導入が困難です。弊社では企業様に合った導入のパターンもサポートできます。
導入前後の比較と活用事例
ここでは弊社が Google Workspace を導入した前後の比較と活用事例を紹介します。
| 機能 | 導入前 | 導入後 |
| Gmail | ・パソコンにインストールされている Outlook 利用。パソコン起動後メール確認。 ・迷惑メールの仕分けに時間を取られていた。 | ・場所を問わずスマホでも確認、送受信可能。 ・迷惑メールの削除時間短縮。 |
| チャット | ・ちょっとした用事も電話で連絡。 ・ポストイットでメモを残す。 ・FAX や見積りは事務員で処理できないものは営業が帰社後対応。 | ・急ぎでない連絡を空き時間に確認できる。 ・履歴が残りいつでも再確認が可能。 ・連絡事項をグループ内で共有できる。 ・FAX データを共有できる。 |
| ドライブ | ・資料は紙をファイルに綴じ保存するか、パソコン内のデータから探す。 | ・場所を問わず資料を瞬時に検索でき閲覧編集できる。 ・ペーパーレス化の実現。 |
| カレンダー | ・予定は手帳や卓上カレンダーに書き込む。 ・共有の運搬車も社内の手書きカレンダーで確認。 | ・他のチームメンバーの予定も把握できる。 ・共有物の予定もリアルタイムで確認。 |
| ビデオ会議 ( Meet ) | ・朝礼、会議は出社して参加。 | ・朝礼も会議も場所を問わず参加可能。 |
| フォーム | ・休暇申請、経費精算は指定用紙に記入して承認をもらう。 ・出退勤管理は出社時と退社時に打刻。 | ・休暇申請などはフォームで回答承認。 ・出勤退勤は簡単操作でどこにいても入力可能。自動集計。 |
| ドキュメント／スプレッドシート／スライド | ・会議資料は人数分印刷し渡す。 ・新しい資料と古い資料が別データで混在し探すのに苦労していた。 | ・資料はデータを共有しそのまま同時に閲覧編集できる。 ・データは自動保存されるのでデータの混在が防げる。 |
| サイト | ・社内のお知らせは紙を掲示板に貼り付けして確認。 | ・社内のポータルサイトにアップすれば場所を問わず最新情報を確認できる。 |
Gmail
導入前は Outlook を使用していました。自分のパソコンを起動してアプリを開き、送受信しないと内容の確認が取れませんでした。迷惑メールの仕分けにも時間がかかっていました。導入後は受信した時点で通知がスマホにも来るので、場所を問わず瞬時にメールの確認ができるようになりました。急ぎのメールもすぐに対応できるようになりました。何より迷惑メールフィルタが強固なので、１日数十件くる迷惑メールの削除時間が短縮され、効率が向上しました。
チャット
従来は電話やポストイットでのメモ伝達が主でした。商談中や電話に出られない時もあり、折り返しを繰り返した事が何度もありました。チャットの導入により、急ぎでない連絡を確認しやすくなり、電話の折り返しも必要なくなります。履歴が保存されるので再確認も可能です。グループ内での共有もできますので予定を決めるときなどは、一人ずつに伝える必要もなくなります。情報伝達のスピード効率が圧倒的に変わりました。
ドライブ
古い資料は紙をファイルに綴じて保管庫に保存していました。探す時は書庫や倉庫の奥に山積みになっている中から苦労して探していたのを覚えています。ドライブによりペーパーレス化が実現し、いつでも資料を瞬時に検索して閲覧・編集が可能になりました。さらに世界最高峰のセキュリティも付いています。
カレンダー
予定は営業個人の手帳や卓上カレンダーで管理していたので、本人に確認するしかありませんでした。活用後はチームメンバーの予定の確認や共有物の予約状況のリアルタイム確認が可能になりました。会議室や運搬車の予約も1人ずつに空いてるかの確認が不要になりました。
ビデオ会議 ( Meet )
以前は、本社勤務メンバーのみが出社しての朝礼で、本社勤務以外のメンバーは参加できない環境でした。会議は開始時刻に合わせ遠方のメンバーも本社会議室に集まり行われていました。Meet を利用することでどこからでも参加が可能になりました。移動時間の短縮や遠方メンバーも手軽に参加できるようになり、一体感が強くなりました。
フォーム
フォームは簡単にアンケートフォームを作成できる機能です。従来は休暇申請、経費精算を手書きし上司のハンコをもらっていました。現在は申請から承認まで入力するだけで終わります。タイムレコーダーも場所を問わず、スマホで入力するだけで集計までしてくれます。
ドキュメント、スプレッドシート、スライド
会議資料はいつも人数分印刷し、配りファイルに綴じ何年分も個々で保管していました。また作成途中の資料を他の人に渡す時は、エクセルなどはコピーしてメールか USB メモリで渡してしまうので重複して最新のデータがわからなくなることもありました。スプレッドシートやドキュメントなどは常に自動保存されデータ原本を共有、同時編集、同時閲覧できるので最新データの混乱がなくなりました。
サイト
サイトは社内のポータルサイトで社内の掲示板に貼ることなく、遠方の営業所の方も最新の情報を把握できるようになりました。
導入効果
コストの具体的な削減効果（2020年と2022年の実績比較）
| 項目 | 2020年値 | 2022年値 | 比較値 |
| 旅費交通費 | 6,587千円 | 1,897千円 | △ 4,690千円 (71％減) |
| 燃料費 | 4,591千円 | 3,501千円 | △ 1,090千円 (23％減) |
| 出張手当支給額 | 440千円 | 104千円 | △ 336千円 (76％減) |
| 平均残業時間 | 46.0分 | 36.5分 | △ 9.5分 (20％減) |
| コピー用紙排出量 | 140Kg | 85Kg | △ 65Kg (39%減) |
Google Workspace 導入により出張の減少、オンライン打合せの増加や直行直帰が主となったことで、交通費やガソリン代が削減されました。同時に、ペーパーレス化が進んだことでコピー用紙の使用が減り、環境への負荷も軽減されました。これらの変革によって業務効率が向上と、残業時間の減少にも繋げられたことで生産性向上に成功しました。
まとめ
今回は弊社での活用事例をまとめてみました。弊社では20数名の従業員の半分が50代以上であり、そのうち5名程度が60代が半分の年配者が中心の企業で、41歳の私は若手の筆頭みたいな位置づけです。クラウド導入は年配者に懸念を持つ方がいらっしゃるかもしれませんが、全社員で Google Workspace を活用しています。弊社の経験をもとにサポートいたします。業務効率化を目指している方は、ぜひGoogle Workspaceの導入を検討してみてください。
