Google ドライブの基本活用法解説

Google ドライブとは？

Google ドライブは、Google が提供するオンラインストレージのサービスで、データをクラウド上に保管することができます。必要なものはインターネット接続が可能なデバイスと Google アカウントのみです。利用方法は無料アカウント（@gmail.com）や 有料の Google Workspace 、それ以外にも無料／有料の契約があり、プランによって異なる容量が提供されます。

• どこに居てもすぐ使える
• 検索機能が強力
• バックアップは Google にお任せできる
• Google ドライブのプランごとの価格と容量の比較
• パソコン版 Google Drive で更に便利に（別の投稿でご紹介します）

どこに居てもすぐ使える

Google ドライブはインターネットに接続できる環境ならどこからでも利用可能です｡また、端末も PC ､スマートフォン､ iPad などさまざまなデバイスで利用可能です。初期設定はシンプルで、アカウントとパスワードを入力するだけです。

社内に多く存在するファイルサーバーや NAS は多くの場合、社内 LAN の中だけに限定されます｡一部の機種では社外でも使えるものもありますが、設定や別途アプリが必要だったりします｡社外からの VPN 接続も費用がかかり、接続スピードも遅くなります。

検索機能が強力

ファイルがどんどん溜まってきてしまうと、PC のどこのフォルダに保存したのか分からなくなり、ファイル名すら忘れて、探しだすのに時間を費やした経験はありませんか？

Google ドライブの検索機能を使えば一瞬で探し出すことができます。検索バーに入力されたキーワードは、ファイル名はもちろんファイルの中に入力してある文字、写真に映り込む文字、手書きした文字や画像まで検索対象になっています。また「送り状」とキーワードに入れた場合、「送状」「送付状」などといった「たぶんあなたが探そうとしている解釈」に基づいて検索してくれます。

検索結果の一覧は AI が「今あなたが必要としていそうな順番」が標準になっています。私の仕事でファイルを検索する場合のほとんどが、検索結果一覧の上位10件ぐらいで見つかっています。本当にすぐ見つかるのが Google ドライブの特徴です。

バックアップは Google にお任せできる

急な PC の故障の場合も他の PC でログインすればデータはそのままなので、移行する手間も必要ありません。そのため「バックアップを常に取る」ということではなく「Google ドライブに常に置きっぱなしにしておく」という使い方の方が便利です。
パソコン版 Google ドライブを使うとそれが手軽に実現できますが、この機能についてはまた別の記事で詳しくご紹介します。
そして、Google Drive のデータは削除しても30日間残りますし、変更や上書き保存したデータもすべて履歴管理されます。「あ、3日前の状態に戻したい」ということがいつでもできるようになっています。さらに、Google ドライブにあるデータは、日本のみならず海外の複数の Google 拠点でバックアップが取られるといわれていますので、大規模な災害があっても安心です。

Google ドライブのプランごとの価格と容量の比較

有料契約の場合、おすすめプランは Business Standard です。ドライブを NAS 変わりで利用する場合 Business Starter の 30GB では少々物足りなく感じるため、十分な容量の 2TB 利用できる  Business Standard がおすすめです。

パソコン版 Google Drive で更に便利に

こちらはご紹介したい事が多いので別の投稿でご紹介します。

まとめ

Google ドライブはインターネットへ接続する環境さえあれば、端末を選ばず設定不要ですぐ使えます。まだ利用経験がない方は、無料版の 15GB から始めてみてはいかがでしょうか。そして複数人で利用する場合やセキュリティに気を使う必要がでてきたら有料の Google Workspace をおすすめします。弊社ではデモ環境や14日間のトライアルなどをご準備可能です。ご興味がありましたらぜひお問い合わせください｡