Gmail の基本とビジネスで使うメリットのご紹介

Gmail とは？

Gmail は、Google が提供している無料の電子メールサービスです。Gmail は、ユーザーに大容量のメールボックスを提供し、メールの送受信、検索、整理などの基本的なメール機能を提供しています。また、スパムフィルターが強力で、その他にも機能を備えており、ユーザーがメールを効果的に管理できるようになっています。

Gmail はウェブブラウザを通じて利用できるほか、専用のアプリ連携や他のメールクライアントを通じてもアクセス可能です。無料の基本サービスに加えて、有料の Google Workspace ビジネス向けプランも提供されており、ビジネスや組織向けに様々な機能やサポートが提供されています。

• 無料版と有料版は何が違うのか
• どこからでもメールの送受信ができる
• 高度な検索機能
• スパムフィルターとセキュリティ（別の投稿でご紹介します）
• 複数のメールアドレスが使える（別の投稿でご紹介します）
• ラベルとフィルタ、アーカイブ（別の投稿でご紹介します）

無料版と有料版は何が違うのか

無料アカウント（@gmail.com）と有料の Google Workspace ビジネス向け Gmail の違いについてまとめました。

無料アカウント（@gmail.com）は 15GB ですが、有料の Google Workspace では各プランで異なり Business Starter 30GB、Business Standard 2TB、Business Plus 5TB、Enterprise 無制限のストレージ容量が利用できます。

有料の Google Workspace の Gmail では、ユーザーは独自のドメイン（例：kotovuki.co.jp）を使用してメールアドレスを作成できます。無料アカウントでは、gmail.com しか使用できません。

有料の Google Workspace には、組織全体の管理者がユーザーアカウント、セキュリティ設定、ポリシーの管理などを行うための管理コンソールが提供されています。例えば管理者が設定した、特定の単語を含むメールをユーザー全体にブロックすることもできます。

有料の Google Workspace は、電話、メール、チャットによる24時間365日の専用のサポートにアクセスできます。無料版は、サポートを受けられません。

無料アカウントと有料の Google Workspace の最大の違いは会社のドメインが利用できることです。現在自社ドメインでメールを利用されている方はメールアドレスはそのままで使い勝手の良い、セキュリティの高い Gmail を利用することができます。

どこからでもメールの送受信ができる

Gmail はどこに居てもリアルタイム送受信が可能です。Gmail はウェブブラウザを通じてアクセスできるため、ウェブブラウザを開けるインターネット環境があれば、世界中どこからでもメールの送受信ができます。また、Gmail アプリも提供しており、スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスからもメールの送受信ができ、台数制限もありません。これにより、移動中や外出先でもメールを管理することができます。

クラウドベースのサービスなので、送受信のデータ履歴はどのデバイスから見ても同じです。さらに PC の故障によるデータ紛失の心配もなくデータの移行作業も必要ありません。

高度な検索機能

Gmail の検索機能は非常に優れており、複雑な条件でメールを検索することができます。これにより、必要な情報を素早く見つけることができます。複数の検索条件から指定することで絞り込みも瞬時に行えます。From 送信元アドレスのみを対象、 To 送信先アドレスのみを対象、件名のキーワードのみなどがあります。

例として私がよく使う検索方法をご紹介します。
曖昧な記憶の2021年2月1日の6ヶ月前後に特定のお客さんに送ったエプソンの見積もりを探したい場合。From：「特定の顧客のメールアドレス」　含む：「エプソン」
検索する前後期間：「6か月」、「2021/02/01」　添付ファイルあり：「チェック」で検索します。

検索した結果

上図の通り指定した期間の中から添付ファイル付きで特定の顧客のメールアドレスに「エプソン」の文字が入っているメールが検索できました。ただよく見てみるとそれ以外も検索されています。実は OCR 機能により添付ファイルの中のテキスト文字も拾い検索されています。この機能で本文やファイル名に打ち込んでいない文字も検索でき、作業効率もあがります。

• スパムフィルターとセキュリティ
• 複数のメールアドレスが使える
• ラベルとフィルタ、アーカイブ

上記3点についてはご紹介したい内容が多いので別の投稿でご紹介します。

まとめ

今回は Gmail についてご紹介しました。Gmail は無料アカウントで使うメールとしてイメージが定着していますが、実際には非常に多機能で、どこからでもメールの送受信ができ、セキュリティもしっかりしているので、ビジネスにこそ適しているツールです。最近では無料アカウントで Gmail を使っている人も多いため、仕事にもスムーズに導入できるでしょう。

今回はセキュリティについてや複数のメールアドレスの追加、メールボックスの仕分け、についてはご紹介できませんでしたが、これらもビジネス用で活用するには必要な機能です。弊社の例でも Gmail のセキュリティ面だけで見ても、導入後すぐに迷惑メールの量がかなり減りました。毎朝10分かけていた迷惑メールの仕分け作業時間の浪費が減ったことだけでも Google workspace の有料契約をしたメリットがあったと感じています。興味があれば、無料アカウントでも Gmail を試してみてはいかがでしょうか。管理機能は使えませんが、ビジネスに役立つ機能が多いことがわかると思います。