Google Workspace で働き方を変えましょう

Google Workspace とは？

昨今、個人でも無料で登録できる Google アカウント (@gmail.com) を利用されている方が多いのではないでしょうか？

その Google アカウントを組織で利用できるのが Google Workspace です。ビジネスに必要なグループで活用できるツールが集約された、場所を選ばずアクセスできるクラウド型のグループウェアサービスです。何ができるかは簡単にこれからご説明します。

Google Workspace が提供するアプリケーション

主なアプリの機能を紹介します

・Gmail・・・迷惑メールフィルタが強力。独自ドメインが利用できる。
・カレンダー・・・チーム間での予定の共有がしやすい。予定に資料添付、ビデオ会議の連携も簡単。
・ビデオ会議 (meet) ・・・専用アプリのインストールが不要。時間無制限。
・チャット・・・ファイルの共有、ビデオ会議も簡単にできる。チーム内でのグループチャットが便利。
・ドライブ・・・チームごとの共有フォルダが作成できる。ファイルの共有が簡単。
・ドキュメント、スプレッドシート、スライド・・・同じページにログインし資料を共同作成できる。
Google Workspace の最大のメリットの一つとして、パソコンへのアプリインストールが不要です。それによりアップデートの時間や、パソコンへの容量負担が抑えられます。アプリの個々の詳しい説明については今後ブログの更新で紹介していきます。

無料版と有料版の違い

有料版は組織内でユーザーを一元管理する機能が備わっており、セキュリティも管理しやすくなっています。そして365日のサポートもあり、Gmail が会社メールアドレスで使えます。

無料版と Google Workspace の主な機能・料金比較表

上の表のような違いはありますが、実は無料の Google アカウントでも、メインで利用できるアプリや機能は、有料アカウントと比較してもさほど変わりはないのです。それゆえユーザーにとって使い慣れていること、無料と有料での連携も可能というところがメリットともいえます。

Google Workspace のメリット

どこからでもアクセス可能

先程も記述しましたが Google Workspace はインターネット環境さえあれば、どのパソコンでも、どのスマホでもログインできます。台数制限もなく、もちろん端末の制御もできます。メールを確認しに会社へ行く必要はありません。

インストール不要

アプリの全ての機能がクラウドで成立しているのでパソコンへのインストール作業はいりません。そのため、OSが古いことも関係なく、バージョンアップも自動でされ常に最新の機能が利用できます。

セキュリティが強固

Google といえば世界最大の検索エンジンを提供し、インターネット事業ではトップクラスの企業です。Google Workspace を利用すれば、その Google 社と同じセキュリティ環境で保護されているといえます。世界最高峰のウイルスチェックと「迷惑メールフィルター」が標準装備されています。

働き方は Google Workspace で変化できます

弊社は2017年に Google Workspace を導入しました。それまではまさに昔ながらの事務所で営業は会社に帰らないとメールチェックもできず、会社に帰ったら机の上においてある FAX のチェック、伝言メモの確認で残業するといった毎日でした。

Google Workspace 導入後は、机の上や引き出しの中の紙資料を Google ドライブへ保存しました。古い資料もすぐ検索できますし、紙の資料がないことで自分のデスクが必要なくなり、フリーアドレスが成立しています。

伝言メモや FAX はチャットで連絡し外出先で確認でき、メールもリアルタイムで確認できます。そのためお客様への対応も早くできますし、外出先の空いている時間で処理できるので働く時間の短縮にも繋がっています。

弊社も導入後すぐに変わったわけではありません。少しずつ機能を活用し変化しました。現在も変化の途中だと思っております。徐々に変化していくことが大切です。

Google Workspace をうまく活用できれば必ず理想的な働き方に近づくことができます。

弊社も自社実践の経験から Google Workspace の魅力を多くの企業様に伝えたく Google パートナーとなりました。色々な企業様に合ったご提案もできます。ご興味がある場合は、お気軽にご相談ください。