化粧品メーカー／SHOPラウンダーの日報・経費精算システム

基本情報

導入の背景

各販売店を巡回するスタッフは、日報をFAXで送信しているが、本部では、FAXを見ながらExcelに入力して、さらに基幹システムへコピーしている。 週報や交通費の精算に関しても同様の方法をとっているため、本部スタッフの業務効率を改善したい。また、巡回スタッフへの通知も紙で渡す方法から、iPad で送信できるように変更して、漏れのない連絡体制を構築したい。

開発内容

iPad で日報・週報・交通費精算をそれぞれ入力して、本部へメールで送信する。本部では受け取った添付ファイルを開く事で、本部担当者のFileMaker Proにデータが書き込みされる。また、本部からの通達は、FileMaker Pro で作成したファイルを各 iPad へメール送信することで、各 iPad のファイルメーカーファイルが上書きされる。 iPad では、FileMaker Go を開くだけで常に最新のファイルを確認できるようにした。 当初、本部に FileMaker Server を構築して、各 iPad からはサーバーにデータを書き込む方式を検討していたが、 本部ネットワークへ接続する際のセキュリティリスクや、iPad の3G回線で速度が出ないケースもあることから、メールで送受信する方法を採用した。 本部ネットワークへ接続するためのVPN接続や本部の回線速度増強の費用などを抑えた。

主な機能

• 日報入力画面
• 週報入力画面
• 交通費精算入力画面
• メール添付ファイル自動取込機能
• 担当者マスタ管理画面
• 各印刷帳票

導入後の効果

巡回スタッフがどこにいても日報報告ができるようになり、報告の遅れなどがなくなった。また本部スタッフは日々のExcelへの転記がなくなっただけでなく、最新情報を全スタッフに通知できるようになったことで、商品情報や巡回店舗などの情報発信効率アップはもちろん、連絡ミスがなくなった。